Release plannen: tijdlijn en checklist voor je nieuwe muziek

Een release plan je terug vanaf de releasedatum. Je muziek moet af, gecontroleerd en bij de winkels aangeleverd zijn voordat je bij Spotify kunt pitchen of de link voor pre-saves kunt ophalen. Spotify vraagt bijvoorbeeld om je muziek minstens een week voor de release aan te leveren als je een nummer wilt pitchen. Pitch je minstens een week van tevoren, dan komt het nummer ook in de Release Radar-playlists van je volgers (Spotify for Artists). Dien je pas in de laatste week in, dan ben je daarvoor te laat.

Hieronder vind je een voorbeeldplanning met per fase een checklist: je muziek en materiaal afmaken, indienen, pitchen en promoten, de releaseweek en de tijd erna. De verwerkingstijd van winkels ligt niet vast, dus hoe meer marge je inbouwt, hoe minder er op het laatste moment mis kan gaan.

Waarom je terugrekent vanaf de releasedatum

Tussen het moment dat je op indienen klikt en het moment dat je een nummer kunt pitchen, zitten stappen die je niet zelf in de hand hebt:

1. Crystal Distribution controleert je metadata, rechten en media. Ontbreekt er iets, dan krijg je de status Actie nodig en dien je na aanpassing opnieuw in.
2. De distributiepartner controleert de release en levert hem aan de winkels. Hoe lang dat duurt, bepaalt elke winkel zelf.
3. Heeft Spotify je release ontvangen, dan verschijnt die in Spotify for Artists onder Muziek → Verwacht. Volgens Spotify kan dat na aanlevering ongeveer twee dagen duren (Spotify for Artists).
4. Pas dan kun je pitchen, een Canvas toevoegen en de link voor pre-saves ophalen.

Er is geen vaste livedatum die iemand je kan beloven. Kies je releasedatum daarom pas als je muziek echt af is, en houd ruimte voor een vraag of een correctie.

De tijdlijn in één overzicht

Dit is een voorbeeldplanning, geen regel van een winkel. De vaste termijnen erin komen van de diensten zelf, zoals de week die Spotify noemt voor pitches.

Fase 1: je muziek en materiaal afmaken

Begin met alles wat je nodig hebt om in te dienen. Gebruik deze checklist:

• Masters: definitieve mix en master als WAV of FLAC, minimaal 16-bit/44,1 kHz, stereo. Luister elk bestand helemaal af.
• Artwork: vierkant, minimaal 3000 × 3000 pixels, JPG of PNG in RGB, zonder URL's, prijzen of misleidende logo's. Staan titel en artiestennaam op de hoes, dan zijn ze gelijk aan je metadata (artwork-eisen).
• Metadata: titels en versies, artiesten en featured artiesten, credits voor schrijvers en producers, genre, taal, expliciete inhoud en de ℗- en ©-regel (metadata-checklist).
• Rechten: weet per track of het een eigen compositie, cover of publiek domein is, of er samples in zitten en of er AI is gebruikt. Een cover vraagt een mechanische licentie; ongeclearde samples blokkeren het indienen (covers, samples en remixes).
• Splits: spreek met producers, featured artiesten en co-writers schriftelijk af wie welk deel krijgt (royaltysplits met samenwerkers).
• Auteursrechten: schrijf je je eigen nummers, meld ze dan aan bij je auteursrechtenorganisatie, in Nederland BumaStemra, of laat een muziekuitgever dat doen.
• Promotiemateriaal: persfoto's, een korte tekst over het nummer, beeld voor sociale media en een plan voor wat je wanneer post.

Kies je releasedatum pas als deze lijst af is. Een datum die al vastligt terwijl de master nog niet klaar is, zet de hele planning onder druk.

Fase 2: je release aanmaken en indienen

Maak de release aan in het portaal via Releases → Nieuwe release en loop de zes stappen van de wizard door: Basis, Tracks, Artwork, Planning & winkels, Rechten en Controle & indienen. Elke stap laat zien wat nog ontbreekt, en je kunt tussendoor opslaan. De uitleg per stap staat in muziek uitbrengen op Spotify en Apple Music.

Bij Planning & winkels leg je de releasedatum vast en kies je de landen en winkels. Denk hier ook aan de sociale kanalen: de muziekbibliotheken van TikTok en Instagram/Facebook en YouTube Content ID zijn aparte keuzes in je distributieovereenkomst en vragen exclusieve rechten op de opname. Doe je daaraan mee, kies dan vóór het indienen waar het fragment voor TikTok en Reels begint, zodat het herkenbare deel van je nummer te horen is. Vanaf dat punt moet er nog minstens 30 seconden van de track over zijn (Content ID, TikTok en Instagram).

In de laatste stap onderteken je de rechtenverklaring en dien je in. Die versie ligt dan vast. Wijzig je daarna nog iets, dan ontstaat een nieuwe versie die je opnieuw ondertekent. Dien daarom pas in als alles af is, maar wel ruim op tijd.

Volg daarna de status bij je release. Krijg je Actie nodig, lees dan de opmerkingen en pas zo snel mogelijk aan: zolang de release op jou wacht, staat je planning stil. Wat elke status betekent, lees je in de status van je release.

Fase 3: pitchen bij Spotify en Apple Music

Spotify

Staat je release in Spotify for Artists onder Verwacht, dan kun je een nummer pitchen bij de playlist-editors: kies het nummer en vul het pitchformulier in. Spotify noemt op zijn pitchpagina deze regels:

• Je pitcht één nummer tegelijk; zodra dat nummer live is, kun je een volgend nummer pitchen.
• Lever je muziek minstens een week voor de releasedatum aan, zodat de editors tijd hebben om te luisteren.
• Compilaties en nummers waarop je alleen featured artiest bent, kun je niet pitchen.
• Je kunt je pitch aanpassen tot de releasedag, maar het is niet zeker dat een editor de wijziging nog ziet.
• Een pitch is geen belofte van een plek in een playlist, en de editors kunnen een ander nummer van je release kiezen.
• Is een nummer eenmaal live, dan kun je het niet meer pitchen.

Hoe vul je de pitch in? Volgens Spotify vergroten meer details de kansen van je nummer. Beschrijf in gewone taal hoe het nummer klinkt, waar het over gaat, welke stemming en instrumenten erin zitten en wat je zelf aan promotie doet. Een eerlijke, concrete beschrijving is voor een editor bruikbaarder dan grote woorden.

Zie je je release een paar dagen nadat hij in het portaal op Live staat nog niet onder Verwacht? Spotify raadt aan dan bij je distributeur na te gaan of de release naar het juiste artiestenprofiel is gestuurd. Bij Crystal maak je daarvoor een ticket aan via Hulp → Tickets.

Apple Music

Bij Apple Music werkt pitchen anders. Apple Music Pitch zit in Apple Music Connect, de omgeving van Apple voor labels en distributeurs; een pitch bij Apple loopt dus via een label of distributeur. Apple vraagt om minstens tien dagen voor de release te pitchen voor volledige overweging, en uiterlijk zeven dagen ervoor voor late toevoegingen. In een pitch horen onder meer het formaat, de stemming, het genre, de taal, de releasedatum, de landen en de promotieplannen (Apple Music Connect). Vraag daarom op tijd na hoe jouw label of distributeur pitches bij Apple aanpakt, en zorg dat je die informatie klaar hebt.

Fase 4: promotie vóór de release

Promotie begint zodra je een datum en een link hebt. Met muziek die in Spotify for Artists onder Verwacht staat, kun je al een aantal dingen doen:

• Link voor pre-saves: met URI kopiëren haal je de link naar je release op voor presave- en marketingcampagnes.
• Aftelpagina: kom je ervoor in aanmerking, dan kun je een aftelpagina (Countdown Page) maken; Spotify stelt daar eigen voorwaarden aan.
• Canvas: ook aan muziek die nog niet uit is, kun je een Canvas toevoegen, de korte videoloop bij je nummer in de Spotify-app.

Daarnaast:

• Kondig de release aan met de hoes en de datum, en deel de pre-save-link in de dagen ervoor opnieuw.
• Maak korte video's rond het fragment dat je voor TikTok en Reels hebt gekozen, zodat fans dat stuk van je nummer al kennen.
• Stuur je nieuwsbrief en benader blogs, lokale media en radio met een korte, persoonlijke mail.
• Plan je posts: wat deel je in de week voor de release, op de releasedag en in de weken erna?

De releaseweek

Op de releasedag wil je zeker weten dat alles klopt. Loop deze punten langs:

• Kijk in het portaal of de status Live is. Dat betekent dat de distributiepartner de levering heeft bevestigd; beschikbaarheid in een specifieke winkel kan daarna nog uren tot dagen duren.
• Zoek je release op in de grote diensten: staat hij bij het juiste artiestenprofiel, met de juiste titel, hoes en tracklijst?
• Klopt er iets niet, meld het dan met een supportticket, met de naam van de release en de winkel erbij.
• Deel je links zodra de release zichtbaar is, en werk je bio's en links op sociale media bij.
• Reageer op berichten en bedank mensen die je nummer delen.
• Houd een deel van je materiaal achter voor de weken na de release.

Na de release

Een release is niet klaar op de releasedag. De weken erna zijn het moment om te leren wat werkt:

• Cijfers: in Spotify for Artists zie je onder meer je luisteraars en in welke playlists je nummer staat. Je artiestenpagina in Apple Music for Artists claimen kan pas als je content minstens vijf werkdagen live staat op Apple Music, en je moet de primaire artiest zijn op het album (Apple Music for Artists).
• Blijf materiaal maken: een livevideo, een akoestische versie of een remix geeft je een nieuwe aanleiding om te posten. Een nieuwe versie is een nieuwe opname; geef die de juiste versie-aanduiding, zoals Akoestisch of Live.
• Royalty's: winkels rapporteren meestal één tot drie maanden later. Daarna zie je in het portaal je royaltyoverzicht per periode, per track en per winkel. Het minimumbedrag voor uitbetaling en hoe vaak er wordt afgerekend, staan in je royaltyovereenkomst.
• Evalueer: noteer wat werkte, zoals welke posts, playlists en steden opvielen, en neem dat mee in de planning van je volgende release.

Veelgemaakte planningsfouten

• Een releasedatum aankondigen voordat de master af is. Een vertraging in de studio schuift dan je hele planning op.
• Indienen in de laatste week voor de release. Dan ben je te laat voor een pitch bij Spotify.
• Een nummer pitchen dat al uit is. Na de release kan dat niet meer; plan de pitch dus vóór de releasedag.
• Vlak voor de release nog iets wijzigen. Dat geeft een nieuwe versie die opnieuw wordt gecontroleerd.
• Alle energie in de releasedag steken. Plan ook content voor de weken erna.
• Splits pas na de release bespreken. Leg ze vast voordat je indient.

Wil je je volgende release via Crystal Distribution uitbrengen? Lees hoe distributie bij Crystal werkt en begin met de checklist van fase 1.