Overstappen naar een andere distributeur: zo houd je je streams

Je kunt overstappen naar een andere distributeur zonder je afspeelaantallen en je plekken in playlists kwijt te raken. Daarvoor moeten drie dingen kloppen: de nieuwe distributeur levert elke opname met dezelfde ISRC en elke release met dezelfde UPC, de audio en metadata zijn identiek aan de oude levering, en de oude levering gaat pas offline als de nieuwe live staat en gekoppeld is.

Gaat een van die drie mis, dan kan een winkel je nieuwe levering als een losse, nieuwe release behandelen. De nieuwe versie begint dan met een eigen, lege teller, en na de takedown kunnen de oude nummers in playlists grijs en niet meer af te spelen zijn. Hieronder lees je waarom het zo werkt, welke stappen je in welke volgorde zet, wat je daarna controleert en wat er gebeurt met royalty's die nog bij je oude distributeur binnenkomen.

Waarom je streams niet verloren hoeven te gaan

Winkels en streamingdiensten herkennen een opname aan haar ISRC en een release aan haar UPC of EAN. De ISRC hoort bij de opname zelf, niet bij de distributeur die haar levert. Het internationale ISRC-agentschap, ondergebracht bij IFPI, schrijft voor dat een opname haar bestaande ISRC houdt, ook als ze aan een andere partij in licentie wordt gegeven. Wat de codes precies zijn, lees je in ISRC en UPC uitgelegd.

Spotify kan een opnieuw geleverde versie koppelen aan de oude via nummerkoppeling. Het aantal afspelingen blijft dan staan, op voorwaarde dat de audio en metadata van de oude en nieuwe versie identiek zijn, inclusief de duur, de titel en de artiestennaam.

YouTube geeft muziekpartners een vergelijkbare richtlijn: wie een catalogus overneemt, moet leveren met dezelfde ID's als de vorige partner, zoals ISRC, UPC en EAN. Dan blijven plaatsingen in algoritmische playlists en in playlists en bibliotheken van gebruikers in YouTube Music behouden.

Er is één belangrijke uitzondering. Art-tracks, de automatisch gemaakte YouTube-versies van je tracks met de albumcover, kunnen volgens dezelfde richtlijn niet worden overgedragen. Een nieuwe levering maakt nieuwe video's, en hun weergaven beginnen bij nul. YouTube noemt ook dat dit proces bij sommige overstappen mogelijk niet nodig is, dus vraag je oude en nieuwe distributeur hoe het in jouw geval gaat.

Stap 1: breng je catalogus in kaart

Leg vast hoe je releases er nu uitzien, voordat je iets opzegt. Neem de gegevens over zoals ze in de winkels staan, niet zoals je ze je herinnert. Noteer per release:

• de UPC en de releasetitel
• per track de ISRC, de titel, de versieaanduiding (zoals "Radio Edit"), de duur en de artiestennamen met hun rol en volgorde
• de oorspronkelijke releasedatum, de labelnaam en de P-line en C-line
• de credits, zoals songwriters en producers, en je splitafspraken met samenwerkers
• de links naar je artiestenprofielen in de winkels

Zoek daarnaast de audiobestanden en de artwork op die je destijds hebt geleverd. Download je afrekeningen en exports bij de oude distributeur, en maak een export of schermafbeeldingen van je statistieken in de artiestentools. Dan heb je een vergelijkingspunt als er later iets niet klopt. Welke gegevens bij een release horen, staat in de metadata-checklist.

Stap 2: lees de voorwaarden van je oude distributeur

Zeg nog niets op voordat je weet wat je contract zegt. Zoek uit:

• wat de opzegtermijn is en wanneer je contract eindigt
• of je releases bij opzegging automatisch offline gaan, of dat je het moment van de takedown zelf bepaalt
• of opzeggen of een takedown iets kost
• wat er gebeurt met je saldo en met royalty's die na de opzegging nog binnenkomen, en of er een minimumbedrag voor uitbetaling geldt
• hoe lang je toegang houdt tot je account en je afrekeningen
• hoe YouTube Content ID en de muziekbibliotheken van sociale platforms bij vertrek worden afgehandeld

Haalt je oude distributeur bij opzegging alles direct offline, plan je opzegging dan zo dat je nieuwe levering al live staat. Twijfel je over wat een bepaling betekent, vraag het dan na bij de distributeur of bij een adviseur.

Stap 3: lever opnieuw aan met dezelfde codes en gegevens

Maak de release bij je nieuwe distributeur aan met dezelfde UPC en per track dezelfde ISRC. Laat geen nieuwe codes aanmaken voor opnames die er al een hebben. Gebruik exact dezelfde audiobestanden: geen nieuwe master en geen andere edit, want Spotify vraagt om identieke audio, inclusief de duur. Neem de metadata letter voor letter over.

Een voorbeeld met verzonnen namen:

Wil je iets verbeteren, zoals een spelfout in een titel? Doe dat dan als aparte stap nadat de overstap rond is, zodat de koppeling niet in gevaar komt. Vraag je nieuwe distributeur ook hoe je de oorspronkelijke releasedatum meegeeft en hoe je de release aan je bestaande artiestenprofielen koppelt, zodat hij niet op een nieuw profiel met dezelfde naam belandt.

Bij Crystal Distribution zet je een bestaande catalogus over via Hulpmiddelen → Overzetten in het portaal. Bestaande ISRC- en UPC-codes blijven behouden; heeft een opname nog geen ISRC, dan krijgt ze er een. Medewerkers controleren metadata, rechten en media voordat een release naar de distributiepartner gaat. Hoe een release in het portaal is opgebouwd, van tracks en credits tot planning en rechten, lees je in een release aanmaken.

Heb je YouTube Content ID of de muziekbibliotheken van TikTok en Instagram bij je oude distributeur, regel dan ook die overdracht. YouTube beschrijft voor muziekpartners een vaste volgorde: eerst voegt de nieuwe partner zijn eigendom toe, daarna verwijdert de oude partner het zijne, zodat claims tussentijds niet worden vrijgegeven. Bij Crystal zijn Content ID en de muziekbibliotheken aparte keuzes in de distributieovereenkomst die exclusieve rechten vragen. Meer daarover lees je in YouTube Content ID, TikTok en Instagram.

Stap 4: wacht tot de nieuwe levering live is

Geleverd is niet hetzelfde als zichtbaar in elke winkel. Elke winkel verwerkt leveringen in een eigen tempo. Bij Crystal betekent de status Live dat de distributiepartner de levering heeft bevestigd; beschikbaarheid in een specifieke winkel kan daarna nog uren tot dagen duren (zie de status van je release). Kijk daarom zelf in de winkels voordat je verder gaat.

Controleer op Spotify of de nummers gekoppeld zijn. Open de desktop-app, ga naar je artiestenprofiel en vergelijk het afspeelaantal naast elk nummer. Komt het overeen met het aantal van de oude versie, dan is de koppeling gelukt.

Stap 5: laat daarna de oude levering verwijderen

Vraag nu de takedown aan bij je oude distributeur en reken op verwerkingstijd: Spotify noemt minimaal twee werkdagen voor een takedown. Na de verwijdering is de oude versie via een directe link soms nog te zien, maar grijs en niet af te spelen, tenzij er een andere versie van het nummer live is in het land van de luisteraar. Precies daarom moet de nieuwe versie er eerst staan.

Laat beide leveringen ook niet onnodig lang naast elkaar bestaan. Dubbele versies op je profiel kunnen luisteraars verwarren, en je inkomsten worden dan verdeeld over twee distributeurs, wat je administratie lastiger maakt.

Voor YouTube geldt dezelfde logica. Bij Content ID claimt de nieuwe partner eerst, en pas daarna geeft de oude partner zijn eigendom op. Ook oude art-tracks laat je volgens YouTube pas verwijderen als de nieuwe partner alles opnieuw heeft geleverd.

Wat je controleert in de winkels en artiestentools

Loop na de overstap de belangrijkste plekken langs:

Zie je iets dat niet klopt, laat de oude versie dan nog even staan en vraag je nieuwe distributeur om de gegevens te vergelijken met je overzicht uit stap 1. Staat een release op een verkeerd artiestenprofiel, meld het dan bij je distributeur of via de artiestentools van de winkel.

Royalty's die nog bij je oude distributeur binnenkomen

Streams via de oude levering worden aan je oude distributeur gerapporteerd, en winkels doen dat met vertraging: meestal één tot drie maanden later (zie royalty's en royaltyoverzichten). Ook na de takedown komt er dus nog een tijd geld binnen bij je oude distributeur. Zo mis je daar niets van:

• Houd je account en bankgegevens bij de oude distributeur actief tot de laatste afrekening binnen is.
• Vraag hoe het resterende saldo wordt uitbetaald, ook als het onder het minimumbedrag ligt.
• Download je afrekeningen voordat je de toegang verliest.
• Houd in je administratie per periode bij welke distributeur welke inkomsten rapporteert. In de overgangsperiode rapporteren ze allebei, elk voor hun eigen levering.
• Werk je met splits, spreek dan met je samenwerkers af hoe hun aandeel in de overgangsperiode wordt afgerekend, en leg de splits bij je nieuwe distributeur opnieuw vast.

Bij Crystal Distribution staan de afrekeningen per periode, per track en per winkel, zodat je ziet wanneer de inkomsten uit de nieuwe levering binnenkomen.

Veelgemaakte fouten bij overstappen

• De oude levering eerst laten verwijderen. Je muziek is dan tijdelijk niet af te spelen, ook niet in playlists.
• Nieuwe codes laten aanmaken. Een nieuwe ISRC of UPC geeft je bestaande opname of release in de winkels een nieuwe identiteit.
• Metadata opschonen tijdens de overstap. Een aangepaste titel, versieaanduiding of artiestennaam kan de koppeling verhinderen.
• Andere audio uploaden. Een nieuwe master of een edit met een andere duur kan de koppeling eveneens verhinderen.
• Content ID niet netjes overdragen. Claimen twee partijen dezelfde opname, dan ontstaat een eigendomsconflict dat eerst moet worden opgelost.
• Opzeggen zonder plan. Wie opzegt voordat de nieuwe levering live is, loopt het risico dat de oude distributeur alles eerder offline haalt.
• Overstappen midden in een releasecampagne. Plan de overstap in een rustige periode, niet rond een nieuwe release of een lopende pitch.

Een overstap vraagt vooral voorbereiding: een compleet overzicht, dezelfde codes en de juiste volgorde. Lees op de pagina distributie hoe distributie bij Crystal werkt, en in muziekdistributeur kiezen welke vragen je een nieuwe distributeur stelt voordat je overstapt.